「みんなの電子署名」は、こんな方にオススメです
「みんなの電子署名」は、
- 電子署名サービスに興味はあるが、どれを選べばよいかわからない方
- 電子署名サービスのコストがネックで、導入をためらっている方
- すでに電子署名サービスを導入しているが、取引先・仕事先に未導入のところが多い方
- 個人やフリーランスでは電子署名サービスへの加入は無理だと思っている方
にオススメ!
なぜ、オススメなのかは、最後に
電子署名サービス導入のメリット
電子署名(あるいは電子署名を用いた電子契約)サービスの導入には、
- ・紙の契約書で必要だった印紙代や郵送費などのコストの削減
- ・契約業務フローの簡略化、業務の効率化
- ・保管場所が不要で、契約書の管理が用意
- ・リモートワーク対応が容易
など、数多くのメリットがあります。
例えば、紙の契約書であれば、(1)原本の作成・印刷、(2)代表者印等の押印、(3)契約先への郵送、(4)契約先での押印、(5)原本の返送といったステップが必要ですが、 電子署名なら、これらはすべてパソコンとインターネットを使って、電子署名サービス上で処理することができます。最短であれば、ステップの開始から完了までが当日内に終わってしまうことさえあります。
締結された契約書をクラウド上で保管すれば、紛失や改竄のリスクも紙の契約書に比べてグッと低くなりますし、仮に契約内容に修正が発生した場合でも、 修正はより簡単でスピーディです。「あの契約書はどこだっけ?」といった場合の検索性の高さで電子署名の方が圧倒的に優位で探しやすいことはいうまでもありません。
もちろん、業務フローの変更による一時的な混乱や契約先との調整などといったデメリットも考えられますが、メリットとデメリットとを比較すれば、メリットの方が大きいことは明らかです。
「みんなの電子署名」以外の電子署名サービス
現在、各社から提供されている電子署名サービスの多くは、毎月1万円ほどの月額固定料金がかかります。このため、すでに電子署名サービスを導入している企業(または個人事業主)でも、 その多くは「加入しているサービスはひとつだけ」でしょうし、ほとんどの企業では「電子署名サービスの導入は今後の検討課題」なのではないでしょうか。
一般的に、契約当事者である甲・乙のどちらか(例えば甲)が何らかの電子署名サービスに加入していれば、乙が同じサービスに加入していなくても、 甲の加入サービスを利用して電子契約を締結することは可能です。しかしながら、甲側から送信されてきたPDFファイルに電子署名を行ったあと、契約文書であるPDFファイルの管理は社内規定に沿って乙側の担当者が自分で行わねばなりません。
乙側の窓口担当が署名者ではなく、「実際に署名するのは上司」だったりすると、さらに面倒です。 署名者である上司に、「この契約は紙でなく、電子契約で行う」ことや、サービスの使い方を説明しなければなりません。PDFファイルを規定の場所に保管後、そのことを管理部署に報告したり……。
電子署名に対応した業務フローが整備されていなかったりすると、これまでの紙の契約書以上に手間がかることもめずらしくありません。契約者双方が同一の電子署名サービスに加入していない場合の「あるある」といってよいでしょう。
「契約者双方で手軽に導入できる電子署名サービスがあれば……」と思いませんか?
月額固定料金0円、圧倒的な導入しやすさ
月額固定料金0円、文書作成や送信にかかる費用も0円
契約者である甲・乙の双方が時間も手間も削減するには、甲も乙も同じ電子署名サービスに加入していればよいのです。 しかし、たまにしか使わない電子署名サービスの月額固定料金が1万円では、気軽に加入することは難しいでしょう。 ましてや「契約先に合わせて複数の電子署名サービスに加入する」ことなど、契約数の多い大手企業であっても躊躇するはずです。 「契約を締結することなんて、年に数えるほどしかないよ」という小規模企業や個人事業主であれば、年間の維持費だけで一契約あたり数万円もかかる計算になってしまいます。
「契約もテレワークで済ませたいけど、とにかく電子署名サービスは高すぎる」──そんな悩みを解決したのが、月額固定料金0円、文書作成や送信にかかる費用も0円で、 契約者双方で手軽に導入できる「みんなの電子署名」です。完全無料にもかかわらず、「みんなの電子署名」ならフル機能を利用することができます。
料金の比較
みんなの電子署名 | A社 | B社 | C社 | ||
---|---|---|---|---|---|
固定料金 | 月額基本料 | 0円 | 9,680円 | 11,000円 | 21,780円 |
従量料金 | 新規文書作成 (送信)1件あたり |
0円 | 110円 | 220円 | 0円 |
弊社調べ
- ※表の中の金額は消費税込みです。
有償サービスは1年以上の文書保管料金のみ
「みんなの電子署名」で唯一、有償となるのは、署名した文書を1年以上サーバーに保管する際の保管料金だけです。
逆にいえば、1年までであれば、署名した文書をサーバーで保管しても料金はかかりません。 つまり、利用開始から1年間は、文書の保管を含め、“完全に無料”で利用することができます。 「今後もサーバーに残しておきたい文書か、それともサーバーで保管する必要はないのか」は、文書保管開始後の1年間でゆっくりと考えて決めればよいのです。
年間に数えるほどの契約しか発生しない小規模企業や個人事業主の方は、この間に、文書ファイルをダウンロードして手もとに保存し、 「みんなの電子署名」のサーバーから削除すれば、費用は発生しません。すでに「みんなの電子署名」以外の電子署名サービスを利用中であっても、この使い方をすれば、新たに「みんなの電子署名」分の費用がかかることはありません。
署名文書を1年以上サーバーで保管する場合でも、料金は50文書で月額550円/1文書あたり11円(税込。以下、金額はすべて税込です)と極めてリーズナブルです。
保管料金について
保管料金は、50文書単位での課金となります。
保管料金は、保管チケットでお支払いいただくようになっています。
保管チケットは、1枚550円(税込)で販売されます。
文書保管料金
1年以内
0円
保管期間が1年に満たない文書に保管料金はかかりません。
1年以上
550円
/50文書・月
50文書単位での課金となります。
1文書当たり11円/月相当。
文書数 | 月額 | チケット |
---|---|---|
~50 | 550円 | 1枚 |
~100 | 1,100円 | 2枚 |
1年以上のサーバー保管時に発生する料金「1文書あたり月額11円」は安いのでしょうか? それとも高いのでしょうか? 計算してみれば、すぐにわかります。月額保管料が1万1千円と他の電子署名サービス並みになるには、1年以上サーバーに保管した文書が1,000件になったときです。
みなさんは、年間に何件くらい契約を締結されていますか? 契約書が1,000通になるまでに何年かかると思いますか?
例えば3年間、毎月10通の契約書に署名して、そのすべてを保管したとしても、「みんなの電子署名」でかかる費用は、他のサービスの1/10から1/20程度にすぎません。 毎月10通であれば、1,000通に達するまでに8年ちょっとかかる計算ですから、1年間サーバー保管料がかからないことを無視しても、少なくともそれまでは間違いなく「みんなの電子署名」が安上がりです。
3年間でかかる費用比較
みんなの電子署名 | A社 | B社 | C社 | ||
---|---|---|---|---|---|
固定料金 | 月額基本料 | 0円 | 9,680円 | 11,000円 | 21,780円 |
従量料金 | 新規文書作成 (送信)1件あたり |
0円 | 110円 | 220円 | 0円 |
文書保管料金 | 1年以内 | 0円 | 0円 | 0円 | 0円 |
1年以上 ※1 | 11円/文書・月 | 0円 | 0円 | 0円 | |
3年間の費用比較 ※2 | 38,500円 | 388,080円 | 475,200円 | 784,080円 |
弊社調べ
- ※  表の中の金額は消費税込みです。
- ※11文書当たりに換算した金額(実際には、50文書単位で550円/月)
- ※23年間、毎月10通の文書に電子署名し、すべて保存する場合
機能制限なし、フル機能が使えるワンプラン
基本料金が完全無料の「みんなの電子署名」には「無料会員」「有料会員」といった区別はありません。料金プランで提供される機能に差がつくということもありません。 ユーザー数や文書の送信件数も無制限です。「機能制限なし、フル機能が使えるワンプラン」──これが「圧倒的な導入しやすさ」と並ぶ「みんなの電子署名」の大きな特徴です。
すべての人が、ユーザー管理やワークフロー、ワンタイムパスワード、文書検索など、「みんなの電子署名」のすべての機能を無料で利用することができます。さらに、「承認グループ」「署名グループ」といった他のサービスにはない「みんなの電子署名」独自の機能もご利用いただけます。
機能の比較
みんなの電子署名 | A社 | B社 | C社 | |
---|---|---|---|---|
ユーザー数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | ~6 |
送信件数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | ○ |
電子署名(AATL対応) | ○ | ○ | ○ | ○ |
認定タイムスタンプ | ○ | ○ | ○ | ○ |
ユーザー管理 | ○ | ○ | ○ | ○ |
ワークフロー認定 | ○ | ○ | ○ | ○ |
承認・署名グループ設定 | ○ | × | × | × |
ワンタイムパスワード | ○ | 追加費用 | 追加費用 | × |
文書検索機能 | ○ | ○ | ○ | ○ |
操作ログ | ○ | ○ | × | × |
弊社調べ
10年間有効、高い信頼性と豊富な機能
「みんなの電子署名」では、電子署名の認証局としてAATL(Adobe Approved Trust List)に認証を受けたグローバルサイン、時刻認証事業者であるセイコーソリューションズという信頼性の高い2社を採用しています。
これにより「みんなの電子署名」で署名されたすべての文書(PDFファイル)には、Adobe Acrobat Readerで確認できる署名と、認証されたタイムスタンプが付与されます。 また、PAdES(PDF Advanced Electronic Signatures)と呼ばれる長期署名が添付されます。署名は10年にわたって有効です。署名の詳細と有効性は、Acrobat Readerの「署名パネル」から、簡単に検証することができます。
取り扱い文書はPDF形式のみ
「みんなの電子署名」では、取り扱う文書を PDF 形式のファイルに限定しています。Excel や Word など他のファイル形式は対象にしておりません。Excel や Wordで作成した文書は、PDF 形式に出力してからご利用ください。
10年経過時にも「みんなの電子署名」なら更新料はかかりません
PAdESの長期署名は10年ではなく、10年以上の有効性を確保できます。ただし、10年経過時に更新が必要なため、「みんなの電子署名」に文書が保管されている必要があります。「みんなの電子署名」では更新時に別途費用はかかりません。
主な機能
署名
- 電子署名
- AATL対応の認証局が発行する証明書を用いた電子署名を付与します
- AATL証明書
- Adobe Acrobat Readerで電子署名の有効性を簡単に検証できます
- 長期署名・認定タイムスタンプ
- 長期署名(PAdES)に対応しています。10年を超える保管でも署名は有効な状態に保たれます
- アクセスパスワード認証
- 送信者が設定した任意のアクセスパスワードにより、誤送信時の安全性を高め、本人性の担保を強化します
- 署名パスワード認証
- メールに記載された署名パスワードにより、本人性の担保を確保できます
ワークフロー
- 承認者設定
- 社内の承認フローを設定することにより、内部統制の強化を図れます
- 署名者設定
- 署名権を持つユーザーまたは署名グループのみが署名者となることができます
- コメント設定
- 社内承認者、社内署名者、相手先にコメントを設定できます
- ワークフローの保存・利用
- テンプレートとして保存したワークフローを利用して、承認者・署名者の設定を短縮できます
文書管理
- 契約ステータス表示
- 「承認中」「社内署名中」「社外署名中」の各ステータス表示で、契約の状況を一目で確認できます
- 文書の閲覧・保存
- すべての文書は無期限で保存され、いつでも好きなときに閲覧できます
- 文書の検索
- 文書に付加された情報で、保管された文書を検索することが可能です(電子帳簿保存法対応)
- フォルダ管理・公開範囲設定
- 保管された文書はフォルダ分類して管理することが可能です。各フォルダの公開範囲は個別に設定できます
- 文書のダウンロード
- すべての文書は、いつでも好きなときにダウンロードできます
- 文書一覧のダウンロード(CSV)
- 保管された文書のリストはCSV形式でダウンロードできます
- 長期署名更新
- 保管された文書は、長期署名の有効期限10年を迎えると、自動的にさらに10年更新されます
アカウント管理
- ユーザー追加
- アカウント内のユーザーを無制限に作成できます
- 部署の設定
- ユーザーごとに所属部署を設定できます
- 管理権限の設定
- ユーザーごとに「アカウント管理」「会計管理」「署名権」の各権限を設定できます
- ワンタイムパスワード認証
- ログイン時、署名時のワンタイムパスワードにより、本人性の担保を強化できます
- ユーザーの一括追加・編集
- CSVのリストをアップロードすることで、ユーザーの一括追加や一括編集を行えます
- ユーザー一覧のダウンロード
- 管理しているユーザーのリストをCSV形式でダウンロードできます
- 承認グループ設定
- グループメンバーの誰か1名の承認で承認完了とすることが可能です
- 署名グループ設定
- グループ代表者の名義で署名を代行できる署名グループを設定することが可能です
- ワークフローの編集
- 保存したワークフロー(テンプレート)は再編集できます
- アカウント設定
- アカウントに対してさまざまな設定を行えます
- アカウントログ
- アカウント内の全ユーザーの操作ログを閲覧・ダウンロードすることが可能です。アカウントログはユーザー単位で絞り込むことができます
通信・保管の両面で、最高水準のセキュリティ
電子署名サービスには、通信経路・保存の両面で高いセキュリティが求められます。
「みんなの電子署名」は、通信経路でのセキュリティを担保するために、一般的なSSLによる暗号化通信(https)や、Firewallによる通信ポート制限はもちろんのこと、 不正な侵入を検知・防御するIDS/IPSや、Webアプリケーションへの不正なリクエストをブロックするWeb Application Firewallを設置し、サーバーへのアクセスを常時監視しています。
さらに、定期的な脆弱性診断をセキュリティ専門会社に依頼しているほか、自社でもスキャンツールによるアプリケーションの脆弱性診断を毎週実施しています。
署名された文書ファイルは、万一、流出しても内容がわからないように、暗号化保存されています。ファイルを失うリスクを最小限にするために、文書ファイルを複数個所のサーバーに保存しています。このように保存に関しても、最高水準のセキュリティとバックアップ体制を整えています。
電子署名の関連法令に準拠
「みんなの電子署名」は、電子署名サービスの関連法令である、
- ・電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)
- ・電子文書法(e-文書法)
- ・電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)
に準拠しており、安心してご利用いただくことができます。
電子帳簿保存法に準拠しているため、2023年10月に導入予定の「インボイス制度」において、適格請求書の電子データ(電子インボイス)保存に「みんなの電子署名」を利用することが可能です。 さらに、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法の要件を満たしているので、「青色申告の承認取り消し」の不安を感じることなく利用できるのは青色申告者にとってメリットです。
なお、改正電子帳簿保存法では、不正行為に対する罰則が厳格化された一方、税務署長による事前承認が廃止されたり、タイムスタンプ要件が緩和されたりと、帳簿や書類の電子データ化および保管を促進する内容が数多く盛り込まれています。
2022年5月には改正宅地建物取引業法(宅建業法)が施行され、従来は書面での交付が義務付けられていた「重要事項説明書」等の書類を電子データとして交付することが認められました。 「みんなの電子署名」を利用すれば、不動産取引につきものの高額な印紙税が不要になるほか、取引そのものをスムーズに行える可能性が高まります。
だからオススメです
電子署名サービスに興味はあるが、
どれを選べばよいか分からない方
電子署名サービスを検討するためのベンチマークとして「みんなの電子署名」は最適です。最低でも1年間は完全無料。しかも機能制限もありません。
ご利用いただくことで電子署名サービスを無料で理解することができます。「みんなの電子署名」で得た経験は、ほかのサービスを検討する際に必ず役に立ちます。
どの電子署名サービスを選べばよいのかお悩みでしたら、まずは「みんなの電子署名」で実際に電子署名を体験してみるのが最適の選択です。
電子署名サービスのコストがネックで、
導入をためらっている方
「みんなの電子署名」は、基本料金が完全無料。署名ファイルのサーバー保管後、1年間は完全無料です。ファイルを1年以上保存しなければ、その後も、ずっと無料でご利用いただけます。1年以上ファイルを保存したときも、他のサービスに比べ、圧倒的に低コストです。
コストでお悩みでしたら、「みんなの電子署名」が最適の選択です。
自社だけではなく取引先や仕事先にも
対応してもらわなければならない方
自社が使っているからといって、毎月固定料金が発生する電子署名サービスへの加入を取引先や仕事先にお願いするのは気が引けます。 かといって、先方が未加入だと、相手先の社内承認フローや署名フローまで配慮して使わないと、電子署名がうまく機能しないこともあります。気がつけば、紙の契約書では、なかった手間がかかっていたりします。
「みんなの電子署名」では、基本料金が完全無料なので、先方に利用を勧めやすいサービスです。 機能制限もありませんから、契約先の社内承認フローや署名者の設定は、先方に一任できます。あなたは、従来の紙の契約書のときと同じように先方窓口の人とやり取りだけですみます。
取引先や仕事先が電子署名サービス未導入という方には、先方も含めて「みんなの電子署名」をご利用いただくのが最適の選択です。
個人やフリーランスでは電子署名サービス
への加入は無理だと思っている方
「毎月1万円もの月額費用が必要なサービスは自分には無縁」と思っている個人やフリーランスのみなさん、「みんなの電子署名」は、基本料金が完全無料。契約書や受発注書をダウンロードして手元で管理すれば、ずっと無料です。
「みんなの電子署名」に1年以上ファイルを保存したときでも、かかる費用は月々550円からと、他のサービスに比べて圧倒的に低コスト。個人の方でも、ご利用いただける金額です。
個人やフリーランスの方には、無理なくご利用いただける「みんなの電子署名」が最適の選択です。