サービスの対象範囲

　「みんなの電子署名」は、契約書などの書類の電子署名や保管を、インターネット上で行うサービスです。どの部分をサポートするサービスか、紙での契約書を例にご説明します。

紙での契約書の流れ

　紙での契約書は、通常、次の４つのプロセスを進みます。

①	作成	新しい仕事が発生すると、関係者間でその取り決めを定めた契約書が作成されます。 関係者間で内容の詰めを行い、いずれかの会社の担当者が契約書案としてまとめ上げます。
②	署名捺印	契約書の内容がフィックスすると、各社で稟議、署名捺印のプロセスに入ります。
③	保管	署名捺印が終了すると契約書は保管されます。 保管に際しては、機密情報が漏れないよう、施錠のできる書架などに入れ、 法人税法や会社法で定められた期間、保管します。
④	廃棄	保管年限が過ぎ、不要となった書類を破棄します。 機密情報の流出を防ぐために、シュレッダーでの断裁や、廃棄業者に溶解処理を依頼します。

「みんなの電子署名」のサポート範囲

　「① 作成」で行う契約書内容の検討は、これまでもメール等でやり取りされることが多かったかと思います。「みんなの電子署名」は、この作成段階には関与しません。従来通り、メール等で行ってください。
　「みんなの電子署名」がサポートするのは、契約書の内容が決まった後の、② から ④ のプロセスです。

②	署名	契約書を作成した会社での社内承認稟議、署名および社外の関係各社への 署名依頼送信をサポートしています。 契約書を受信した会社での社内での承認稟議、署名をサポートしています。
③	保管	電子署名された契約書は「みんなの電子署名」のサーバー上に暗号化された 状態で保管されます。
④	廃棄	サーバーに保管された契約書を利用者の方が削除した時、契約書ファイル、 付属情報、関連するログが削除されます。

取り扱うファイル形式　― PDF形式のファイルが対象です ―

　「みんなの電子署名」では、取り扱うファイル形式を、PDF に限定しています。Excel や Word など他のファイル形式は対象にしておりません。Excel や Wordで作成した文書は、PDF 形式に出力してからご利用ください。

　またパスワード付きの PDF ファイルや、既に署名済みの PDF ファイルは、取り扱うことができません。ご注意ください。

PDFファイル、付属情報、ログ

　「みんなの電子署名」では、アップロードされたPDFファイルを、最終的にAdobeに認証を受けたAATL（Adobe Approved Trust List）証明書と、PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures)と呼ばれる長期署名が付加された、電子署名済みのPDFファイルへと変換します。



　この変換作業を行うために皆さんに、「付属情報」というものを作成していただきます。「付属情報」は、「基本情報」「補助情報」「ワークフロー」の３つから構成されます。

基本情報	「文書名」「署名者」「保管場所」は必須。「概要」は任意。
補助情報	文書を検索するための補助的な情報。任意。
ワークフロー	電子署名を行うために必要な流れを定めたもの。社内承認、社内署名、送信先の３つ。

　「みんなの電子署名」で電子署名をするということは、PDFファイルに電子署名を付加するため、「付属情報」を設定し、実行する作業に他なりません。


　ユーザーの方が、① PDFファイルをアップロード、② 付属情報を設定・実行、③電子署名されたファイルを閲覧・ダウンロードするなど、「みんなの電子署名」で行った行為はすべてログとして保存されます。


　このように「みんなの電子署名」では、PDFファイル、付属情報、ログの３つがセットとなって保存されています。

　法令対応として、電子署名により「非改ざん性」が担保され、各種ログにより「本人性」が担保されることで電子署名法の要件を満たしています。また、付属情報により保管文書の「検索性」を確保することで、電子帳簿保存法の要件を満たすことになります。

保管場所

　「みんなの電子署名」では、仕掛り中の文書（アップロード後、電子署名が完了するまでの文書）と、電子署名が完了した文書では、置いてある場所が異なります。

仕掛り中の文書

仕掛り中の文書はホーム画面に、完了した文書は「文書」の下にある「保管庫」に置かれます。


　ホーム画面には、作成、承認、署名などで自分が関与している仕掛り中の文書が、「要対応」「作成中」「進行中」の３つのブロックに分かれて表示されます。

要対応	承認、署名など、自分自身に何らかのアクションが求められている文書
作成中	自分自身が作成している文書
進行中	自分が関与している文書で、ほかの人のアクション待ちの文書

署名が完了した文書

　署名が完了した文書は、メニューから「文書」「保管庫」を選択することで見ることができます。


以上が「みんなの電子署名」を利用する上で、お使いになる前に知っていただきたい基礎知識です。

続いて初めて使う時 ーアカウント・ユーザーを登録するーをご参照ください。